Kynning og samráð á tímum takmarkana á samkomuhaldi
Kynning skipulags- og framkvæmdaáforma og samráð um þau við hagsmunaaðila og ýmsar stofnanir er grundvallaratriði við mótun skipulagstillagna og mat á umhverfisáhrifum framkvæmda.
Reglur heilbrigðisráðherra um takmörkun á samkomuhaldi vegna COVID-19 farsóttarinnar næstu vikur setja hefðbundnum kynningar- og samráðsfundum vegna skipulagsvinnu og umhverfismats framkvæmda verulegar skorður.
Skipulagsyfirvöld og framkvæmdaraðilar hafa á undanförnum árum verið að prófa sig áfram með ýmsar rafrænar kynningar- og samráðsleiðir samhliða hefðbundnum fundum og kynningum. Við þær aðstæður sem uppi eru næstu vikur, mun hinsvegar fyrst og fremst þurfa að reiða sig á kynningu og samráð með rafrænum samskiptaleiðum.
Á bæði við skipulag og umhverfismat
Hvort sem um er að ræða vinnu að skipulagstillögu eða vinnu að umhverfismati framkvæmdar gildir að hafa skal virkt samráð við almenning, aðra hagsmunaaðila og stofnanir. Fyrst við gerð lýsingar eða matsáætlunar í upphafi ferlisins, síðan á meðan á vinnu að skipulagstillögu eða frummatsskýrslu stendur og loks þegar fullmótuð skipulagstillaga eða frummatsskýrsla liggur fyrir. Þau tilvik sem þetta getur varðað eru helst:
Mat á umhverfisáhrifum framkvæmda
- Kynning framkvæmdaraðila á drögum að matsáætlun (þ.e. umfram skyldu til að auglýsa drögin).
- Samráð framkvæmdaraðila við ýmsa aðila, svo sem sveitarstjórnir og aðra leyfisveitendur, landeigendur, nágranna, félagasamtök og opinberar stofnanir, þegar unnið er að umhverfismati/frummatsskýrslu.
- Kynningarfundur framkvæmdaraðila eftir að frummatsskýrsla hefur verið auglýst.
Deiliskipulag, aðalskipulag eða svæðisskipulag
- Kynning sveitarstjórnar á lýsingu fyrir gerð skipulags (þ.e. umfram skyldu til að auglýsa lýsinguna).
- Samráð sveitarstjórnar við ýmsa aðila, svo sem íbúa, félagasamtök, opinberar stofnanir og aðliggjandi sveitarfélög á meðan unnið er að mótun og útfærslu skipulagstillögu.
- Kynning vinnslutillögu að skipulagi og/eða skipulagstillögu á lokastigi (þ.e. umfram skyldu til að auglýsa slíka kynningu).
- Kynning auglýstrar skipulagstillögu (þ.e. umfram skyldu til að auglýsa tillöguna).
Ýmsar leiðir í boði
Framangreindu er hægt að sinna vel með rafrænum kynningum og rafrænum samráðsleiðum, svo sem með því að:
- Hafa ítarlegar og uppfærðar upplýsingar um skipulags- eða framkvæmdaáformin aðgengilegar á vefsíðu í gegnum allt skipulags-/umhverfismatsferlið.
- Setja fram Spurt & svarað á vefsíðu um algengar eða líklegar spurningar sem vakna um viðkomandi skipulags-/umhverfismatsverkefni.
- Halda kynningarfund fyrir almenning um skipulags-/umhverfismatsverkefnið sem veffund, til dæmis með lifandi útsendingu á Facebook. Hægt er að láta slíka útsendingu lifa áfram á vefnum, eftir að fundinum er lokið, sem nýtist þá áfram sem kynningarefni um verkefnið.
- Útbúa stutt kynningarmyndband eða glærusýningu um skipulags-/umhverfismatsverkefnið sem aðgengilegt er á samfélagsmiðlum og/eða á vefsíðu.
- Gefa kost á að leggja fram spurningar eða koma á framfæri ábendingum og hugmyndum á tiltekið netfang, eða í gegnum samráðshugbúnað eins og Slido eða með athugasemdum á þráð lifandi útsendingar á Facebook, svo eitthvað sé nefnt.
- Einnig er hægt að nýta sérstakan hugbúnað sem gefur kost á gagnvirkum samskiptum og samráði við almenning um skipulags-/framkvæmdasvæðið í kortavefsjá.
- Fyrir minni samráðs- og rýnihópa og samráð við stofnanir er tilvalið að halda fjarfundi með Skype, Teams eða sambærilegum fjarfundahugbúnaði.